J’ai récemment relu le livre Getting Things Done de David Allen, et j’en suis arrivé à la conclusion que j’étais passé à côté de ce qui fait sa force :-)

J’avais bien assimilé « il faut écrire tout ce qui nous passe par la tête pour garder l’esprit clair » mais j’ai oublié d’autres points qui sont pourtant tout aussi importants.

Suite à cette nouvelle lecture, j’ai commencé à me rédiger une petite note personnelle (notamment pour m’aider à affiner ma compréhension) mais j’ai finalement décidé de vous faire part de ma réflexion :-)

Note : je ne prétends pas donner ici un cours accéléré de GTD. Je livre uniquement ma pensée sur certains points précis et tente d’expliquer pourquoi ils me semblent importants. En cas de doute sur n’importe quel point, référez-vous au livre Getting Things Done. De même, si vous trouvez un désaccord entre cet article et le livre de David Allen, ce dernier à raison :-)

Pour les gens pressés, vous pouvez vous rendre directement au résumé.

Version longue

Résumons très succinctement ce qu’est la méthode GTD : le principe général est d’organiser au sein d’un système (papier ou programme) la liste de toutes les actions à effectuer, afin d’utiliser au mieux son temps (de pouvoir se concentrer sur les tâches importantes) sans être dans un état de stress intense (vouloir tout faire en même temps).

Par comparaison, la technique habituelle consiste à tenter de se rappeler de ce qui doit être fait, et à le faire avant d’oublier. Ce qui revient à faire les choses quand elles arrivent, donc à être guidé par les évènements au lieu de décider soi-même de sa route. Un autre extrême serait de n’utiliser que son calendrier, et d’allouer un créneau horaire à chaque nouvelle tâche.

Voici (en gros) la procédure GTD :

  1. Collecter toutes les tâches/infos qui nous viennent, au moment où elles nous viennent. On peut pour cela utiliser un programme ou n’importe quel autre support (bloc note, etc). L’important étant d’être assuré que tout ce qui est noté sera à (court) terme stocké dans le système, puis traité.
  2. Traiter régulièrement les infos collectées (au moins une fois par jour) :
    • archiver les infos non actionnables (une idée d’article ou de projet n’a rien à faire dans une TODO list) ;
    • faire immédiatement les tâches très rapides à effectuer (moins de 2 minutes) (cela permet d’éviter de passer plus de temps à traiter une tâche qu’à la faire) ;
    • stocker et organiser les autres tâches (pour qu’elles puissent être effectuées plus tard) ;
    • jeter ce qui ne sert à rien ☺︎.
  3. Faire les actions. (oui, on est un peu là pour ça…)
  4. Passer en revue les tâches stockées (une fois par semaine).

Tout cela parait bien, mais j’ai personnellement eu tendance à largement sous-estimer le stockage des tâches et les passages en revue.

Je me suis trop souvent contenté d’assigner les tâches à leurs projet/contexte, en leur donnant parfois une date d’échéance.

C’est bien mais pas suffisant.

Ajouté à cela, je pense ne jamais avoir fait de vraie review de mes actions prévues.

Enfin… si. À chaque fois que je changeais d’outil (car insatisfait de l’actuel qui ne me permet pas de tirer pleinement parti de GTD… hem) je faisais une passe sur les tâches existantes afin de les importer dans le nouveau… et n’en copiais qu’une sur dix. Cela me procurait à chaque fois un sentiment étrange de perte et de libération mêlées.

Peu importe l’outil, mes tâches n’étaient au final un ensemble d’idées réparties dans des projets. La plupart étaient vielles, voire obsolètes. Mais surtout elles trainaient là, non-complétée, me rappelant le nombre d’idées que j’avais eu et que je n’avais pas achevé.

Je trouvais un peu déprimant de regarder cette liste de tâches : elle reflétait ma fainéantise :-/

Maintenant, avec un peu de recul, je constate que le problème principal n’était pas tant ma motivation que mon organisation.

Dans les tâches laissées pour compte, la majorité étaient floues (je ne savais pas exactement comment les réaliser, ni même comment commencer), je n’étais souvent pas certain de si les tâches étaient réellement importantes voire même si elles étaient à faire tout court !

Au lieu d’un outil qui m’aide à m’organiser, j’avais une liste d’idées que j’avais eu à un moment donné. Bref, de l’information brute qui ne m’aidait absolument pas à faire ce que je voulais.

Comment arranger cela ?

La première chose – qui est à la fois la plus importante (à mon sens) et la plus facile – consiste à définir la next action.

Next action

J’ai remarqué que la vaste majorité des tâches que j’ajoute à mon système sont en réalité ce que la méthode GTD appelle des « projets » : des actions composées de plusieurs étapes. Bien entendu je ne compte pas ici les actions pouvant être effectuées en moins de 2 minutes.

Note: à partir de maintenant je m’efforcerais de nommer :

  • « action » une tâche simple (autonome ou étape intermédiaire d’une autre tâche) et
  • « projet » un projet GTD (tâches nécessitant plusieurs étapes pour être accomplie).

Ma nouvelle phisolophie : toute tâche ajoutée à l’inbox de mon outil est convertie un projet, avec au minimum une next action définie, sauf cas très particuliers.

Un projet étant composé de plusieurs actions, il convient de définir la première à réaliser.

Trouver la prochaine action d’un projet est relativement simple : il suffit de se demander « si je compte effectuer cette tâche maintenant, par quoi commencer ? »

Bien souvent, c’est ici qu’on réalise qu’il nous manque des éléments (« pour envoyer ce dossier, je dois d’abord le faire valider par XXX »). Chercher la prochaine action concrète force à réfléchir vraiment à la tâche.

Autre exemple simple : « Appeler XXX » qui nécessite souvent une action préalable « Obtenir le numéro de XXX ». Cet exemple reflète le problème classique que j’avais : je me demandais si je pouvais réaliser une tâche (« appeler la personne »), mais je me rappelais alors que je ne pouvais pas le faire directement (« il faut (re)trouver son numéro, surement dans sa signature de mail »). Ce n’est souvent pas grand chose, mais cette étape intermédiaire peut nécessiter un contexte différent (« je ne suis pas devant mon ordinateur, je peux appeler mais pas fouiller dans mes mails ») ou juste couper l’envie (« oh, je vais faire XXX à la place, et je passerai ce coup de fils plus tard » — notez que le problème n’est absolument pas réglé, et qu’on risque fort de répéter le scénario).

Le problème n’est pas d’avoir des étapes intermédiaires, il est qu’on ne s’y attend pas, et que cela donne l’impression que la tâche est bien plus complexe qu’elle ne l’est réellement (voire cette étape peut ne pas pouvoir être effectuée dans le même contexte que la tâche que l’on comptait faire).

Le simple fait d’avoir spécifié une action que je peux faire immédiatement, sans étape intermédiaire, rend la tâche beaucoup plus acceptable.

Autre avantage, la prochain action est souvent relativement simple (« trouver le numéro de XXX dans ses mails », « vérifier si mes baskets sont toujours en bon état », etc) et ne demande donc pas une grand motivation pour être effectuée. Une fois qu’on s’est lancé et qu’on l’a accomplie, il suffit de conserver son élan pour attaquer une tâche bien plus demandante (« appeler tel client difficile », « aller courir », etc) :-)

Définir une prochaine action m’aide à combattre la procrastination.

La next action permet donc de s’assurer que tous les projets disponibles sont faisables et que je peux m’atteler à n’importe lequel sans barrière ni mauvaise surprise (du moins pas avant d’avoir commencé :p).

C’est mieux, mais cela ne règle pas le problèmes des projets que je ne compte pas (ou plus) faire maintenant (voir tout cours) et qui trainent dans ma liste.

Deuxième chose à faire pour arranger la situation : la review.

Review

L’idée de la review est que les tâches de ma liste ont été ajoutées à un moment donné, car à cet instant je pensais que les accomplir serait bénéfique. La question à se poser est donc : « est-ce toujours le cas ? »

La review peut sembler futile (il vaut mieux utiliser notre temps pour réaliser les actions listées plutôt que pour manipuler l’outil lui-même), mais elle est en réalité cruciale : sans elle, les tâches obsolètes vont s’entasser, et parasiter le système tout entier.

Je veux regarder s’il me reste des actions à faire dans tel projet ? « Bon, il y en a 21, mais en fait ces 9 là je les ferai peut-être plus tard, et ces 5 là je pense qu’on peut les jeter mais je les garde au cas où. » Ça vous rappelle quelque chose ?

Mon système était la plupart du temps dans cet état. Aussi, quand j’avais du temps et que je voulais me référer à ma liste pour trouver une tâche à faire, je tombais sur cet amas déprimant qui, non seulement m’empêchait de trouver une action disponible à réaliser (je devais toutes les recenser à chaque fois pour être sûr de ne pas en rater une valide), mais en plus augmentait à chaque fois ma culpabilité (« ça fait bientôt 1 mois que j’ai noté ça, il faudrait vraiment que je me bouge le cul »).

La méthode GTD propose de passer en revue l’ensemble des projets/actions une fois par semaine pour résoudre ce problème.

« Ce super projet personnel que dont j’ai noté les actions ici il y a 2 mois est-il toujours pertinent ? » « J’avais prévu de m’intégrer avec tel outil mais nous avons changé de techno, est-ce toujours d’actualité ? » « Hey, XXX m’a donné son numéro, plus besoin de cette tâche intermédiaire pour l’appeler ! »

Bref, on fait le ménage et on s’assure que le système reflète bien la réalité.

Ainsi, la prochaine fois que l’on regardera la liste, on ne verra que des actions :

  • faisables (sans étape intermédiaire) ou marquées comme en attente (d’une date, de quelqu’un, d’un lieu, d’un outil, etc) ;
  • prévues (on souhaite vraiment les faire) ;

bref, d’actualité.

La review permet de garder la simplicité offerte par GTD au delà de quelques jours :-)

Autre intérêt de la _review_ : si vous décidez de ne pas faire une tâche, vous pouvez être en paix avec vous même, contrairement à si vous la gardez dans un coin (et que donc vous comptez la faire) sans la finir (vous vous trahissez vous-même). Bref, pas (ou plus) de culpabilité :-)

Nous avons donc vu comment s’assurer que toutes les actions soient d’actualité et faisables immédiatement. Mais comment définir les quelles sont prioritaires ?

La troisième chose à faire — et la plus dure — c’est de savoir où l’on va.

Vision

« Pourquoi faire cette tâche ? Quel but souhaite-je atteindre ? »

La réponse est relativement facile pour les tâches que quelqu’un nous a assigné (version extrême : « mon boss me l’a demandé »). Et encore, lorsque l’on a beaucoup de tâche assignées et qu’on ne peut pas toutes les réaliser, il faut être capable de déterminer les quelles seront prioritaires.

D’un autre côté, pour les tâches que nous ajoutons nous-même (par exemple pour un projet perso ou pour la maison), il n’y a pas d’impératif et donc la question se pose vraiment.

Je suis certain que si vous réfléchissez, vous trouverez plein de petites tâches possibles pour améliorer votre chez vous (refaire la peinture, changer un meuble/appareil, réorganiser le bureau, faire un ménage à fond, réparer cette prise/poignée/lampe, refaire un stock de lampes/piles, etc). Toutes ces idées sont envisageables, mais vous ne pouvez pas toutes les réaliser (à moins de vous dégager beaucoup de temps pour ce faire). Il est donc nécessaire — pour chacune d’entre elles — de se poser la question « dois-je faire cette tâche maintenant ? » Notez que les 4 éléments de cette questions sont importants :

  • « dois-je » : est-ce important/pertinent ?
  • « je » : est-ce moi qui dois la faire ? Ne puis-je passer faire appel à quelqu’un d’autre (par exemple un professionnel) ?
  • « cette tâche » : c’est du cas-par-cas. On parle de cette tâche en question, pas du fait d’améliorer son chez soi :-)
  • « maintenant » : maintenant est-il le bon moment pour faire cela ? (« J’ai déjà prévu des gros travaux dans le salon à la fin du mois, donc le repeindre juste avant est un peu dommage. ») N’ai-je pas plus important à faire ?

Les points les plus délicats sont donc le 1er et le dernier : comment savoir une site tâche donnée est nécessaire, et si elle est plus importante qu’une autre ?

« Vaut-il mieux ranger la cave ou utiliser ce temps pour réparer ce lampadaire stocké là depuis longtemps et ré-agencer le salon ? »

Comme vous vous en doutez, il n’y a malheureusement pas de réponse miracle à ce genre de question. La réponse dépend de la situation, mais surtout de ce que vos objectifs.

Voici un exemple de chemin de pensée : « Je veux écrire un livre → pour cela il me faut un bureau → je peux utiliser celui-ci à condition d’enlever tous les livres qui sont dessus tout en les gardant accessibles → je pense pouvoir ajouter petite bibliothèque dans la cave → je dois ranger la cave pour y faire de la place. » On aboutit à un ensemble de tâches (« ranger la cave, y prendre des mesures, acheter une petit bibliothèque, y déplacer tout ce qui était sur le bureau, se dégager du temps pour écrire ») qui, liées, ont un sens plus profond que « ça pourrait être bien » : elles ont un but. Rien que cela permet, non seulement de savoir quelle tâche était prioritaire, mais aussi de trouver la motivation nécessaire à son accomplissement (« ranger me permettra de me lancer dans l’écriture de mon livre »).

Autre chemin de pensée : « J’aimerais créer une ambiance plus chaleureuse dans le salon → je vais le réorganiser pour inciter la discussion au lieu des films et je vais réparer le lampadaire pour avoir un éclairage plus convivial ». On abouti ici à un choix complètement différent, guidé par un but tout autre.

L’idée est donc, pour chaque tâche, de savoir si elle s’inscrit dans vos objectifs, si elle peut y contribuer, ou si elle en est complètement étrangère. Il faut se poser la question « pourquoi faire cette tâche ? »

Personnellement, je me vois mal partir dans un raisonnement aussi poussé que les 2 exemples cités plus haut pour chacune de mes tâches.

Il vaut donc mieux se poser ces questions une bonne fois, puis regarder toutes les tâches :-)

David Allen conseille à chacun de réfléchir régulièrement à ses objectifs, à différents niveaux :

  • les différents projets en cours (« cette tâche est-elle bénéfique à ce projet ? »)
  • son air de responsabilité (je n’ai pas réussi à trouver de meilleure traduction, pardon)
  • vision à 1-2 ans (« Et si on déménageait ? Comment faire évoluer ma carrière ? »)
  • vision à 3-5 ans (« Acheter une maison ? »)
  • ma vie en général (« Que veux-je apporter au monde ? »)

Avoir une idée plus précise de nos objectifs permet de déterminer si une tâche spécifique va y contribuer (et dans quelle mesure) ou non et donc de définir nos priorités.

Avoir une vision permet de transformer notre liste de tâches en rampe de lancement pour nos projets à long termes.

Voilà, n’ayant pas vraiment de conclusion à apporter, voici un petit résumé :

Résumé

Voici les différents points qu’il faut absolument intégrer dans son système d’organisation. Les omettre fait perdre l’esprit (et l’efficacité) de _Getting Things Done_ :

  • définir des next actions pour chaque tâche
    • aide à clarifier la tâche
    • aide à combattre la procrastination
  • passer les projets en revue chaque semaine
    • pour nettoyer ce qui doit l’être
    • pour ne pas culpabiliser
  • savoir où l’on veut aller, ses objectifs professionnels et personnels
    • connaitre son but permet de l’atteindre (☺︎)
    • permet de définir des priorités, voire de supprimer des tâches